「タスクが漏れていて、よく同僚から催促される・・・。」
「すべきことやしたいことで頭がいっぱいになってしまう・・・。」
「もっと効率よく仕事ができるようになりたい・・・！」
このように考えている方も多いのではないでしょうか？
こんにちは。
当ブログを運営しています「ぽん太」と申します。
実は僕も、もともとタスク管理が苦手でした。
次から次にタスクが降ってくると、何から手をつければよいか分からず、テンパっていたのを覚えています。
しかし、現在ではそんな僕も会社を2社経営し、5つの事業に携わるようになりました。
もちろん、僕がやるべきタスクは日に日に増えているのですが、それでも僕はいま大量のタスクを上手く処理できています。
では、タスク管理が苦手だった僕がなぜ、上手くタスクをこなせるようになったのか。
今回はそのポイントや心がけるべきことをお伝えしようと思います。
この記事があなたの仕事効率化の助けになると幸いです。
それではまいりましょう！
この記事の目次
タスク管理が苦手な人の共通点・特徴
タスク管理が苦手な人には共通点や特徴があります。
それが下記の通り。
- 人に頼る・断るのが苦手
- 記憶力に頼ろうとする
- タスクが大雑把すぎる
- タスクに優先順位がない
- マルチタスクをこなそうとする
実際、僕もかつてタスク管理が苦手だったのですが、おおよそこの共通点に当てはまります。
具体的にそれぞれどういうことなのか解説いたします。
1、人に頼る・断るのが苦手
ひとつ目の特徴は人に頼る・断るのが苦手だということ。
あなたは自分では処理し切れないほどのタスクが目の前にある時、どのような対応をしますか？
一般的に自分で処理し切れないタスクが目の前にある場合、一部のタスクを誰かに任せたり、そもそもそのタスクを他人から振られる時点で断ったりします。
しかし、人に頼るのが苦手な方や断るのが苦手な方は、泣く泣くそのタスクを引き受けてしまうのです。
僕や妻がそうなのですが、兄弟の中で長子の方は他人に頼るのが苦手です。
今では意識的に人に頼る（甘える）ようにしているので、タスク処理に困ることが減りました。
2、記憶力に頼ろうとする
2つ目は「記憶力に頼ろうとする」ということです。
何か他人からタスクを与えられたときに、そのタスクをどこにも記録せずに頭の中で記憶しようとすると、必ず忘れてしまいます。
というのも、人の記憶は時間が経つにつれてどんどん忘れ去られてしまうからです。
実際、人の記憶と経過時間を現した「忘却曲線」では、ある時に覚えたものは次のように忘れてしまいます。
20分後には、42%のことを忘れる。
引用元：忘却曲線｜Wikipedia
1時間後には、56%のことを忘れる。
約9時間後には、65%のことを忘れる。
1日後には、67%のことを忘れる。
2日後には、73%のことを忘れる。
6日後には、75%のことを忘れる。
1ヶ月後には、79%のことを忘れる。
このように、何か与えられたタスクも1日経てば半分以上を忘れてしまいます。
そうならないために、記憶ではなく記録に頼ることが大切なのです。
3、タスクが大雑把すぎる
3つ目は「タスクが大雑把すぎる」ということ。
これから処理しようとするタスクが大雑把すぎると、タスクの処理に時間がかかったり、消化し切れないことがあります。
ですので、タスクはできるだけ細かく分割し、ひとつひとつタスクを処理しやすくするのがおすすめす。
- ホームページ制作を外部の制作会社に依頼する
- ホームページ制作の予算策定
- ホームページを作る目的の明確化
- ホームページの構成作成
- ホームページの写真や原稿の用意
- Web制作会社への問い合わせ
このようにあらかじめタスクを分割しておくことで、ひとつひとつのタスクをサクッとこなすことができます。
また、予期せぬ形でタスクが降りかかってくることも少なくなります。
4、タスクに優先順位がない
4つ目が「タスクに優先順位がない」ということ。
突然ですが、次のうちあなたはどちらのタスクを優先的に処理しますか？
- 明日の歓迎会の「はじめの挨拶の内容」
- 部下からお願いされている「取引先へ送付する請求書」のチェック
タスクに優先順位をつけられていない場合、どちらから処理しても良いと思うかもしれません。
しかしこの場合、先に処理するべきなのは、取引先へ送付する請求書のチェックです。
なぜなら、あなたが請求書のチェックを済まさなければ、部下は先方に請求書を送ることができず、先方からの支払いも遅れてしまうからです。
タスクを処理する場合、自分のところで作業を止めてしまわないよう、タスクに優先順位をつけるようにしましょう。
5、マルチタスクをこなそうとする
最後にお伝えするのが「マルチタスクをこなそうとする」ということ。
ちなみに、マルチタスクとは、複数のタスクを同時に処理しようとすることを指します。
例えば、Zoomで会議をしながら、自分のPCの別ウィンドウで取引先への請求書を作成しているような状態のことです。
マルチタスクができることに越したことはありません。
ただし、同時に複数のタスクを処理しようとすると、どうしてもひとつひとつのタスク処理が疎かになってしまいます。
（Zoomしながら請求書を作っていると、会議の内容が頭に入ってこないですよね。）
タスクは同時に複数を処理するのではなく、ひとつひとつ丁寧にもれなく処理するようにしましょう。
自分のやり方を見つけることが大切
あなたはこれまでタスク管理を効率化するために、いろんな努力をしてきたと思います。
例えば、人によっては、いろんなタスク管理系の書籍を読んできた方もいるかもしれません。
しかし、どうでしょう・・・。
この記事を読んでいるということは、いまだにタスク管理への苦手意識が払拭できていないのではないでしょうか。
それもそのはず、実はタスク管理が上手になるためには、他人が作ったタスク管理の仕方を真似るのは効率的ではありません。
なぜなら、人それぞれ脳の構造や性格が違うため、人によって最適なタスク管理の方法が違うからです。
実際、僕はタスク管理が苦手でしたが、誰かから教わり上手になったわけではありません。
ひたすらタスクを上手く管理・処理するために、いろんなアプリを使ってみたり、ルーティンを作ったりと、自分に合った方法を試行錯誤をしてきたのです。
その結果、5つの事業に携わりながらも、上手くタスクを管理することができるようになったというわけです。
ただし、自分なりの方法を見つけると言えど、上手くタスクを管理するために最低限意識するべきルールは存在します。
そこでここからは、仕事を捗らせるためのタスク管理で最低限意識するべきことをお伝えします。
仕事が捗るタスク管理術
タスク管理で意識するべきポイントは下記の通りです。
- 自分の記憶力を信じない（アプリに頼る）
- 5分以内に終わるタスクはすぐに終わらせる
- タスクを細かく分解する
- タスクに優先順位をつける
- タスクをひとつずつ消していく
それぞれ解説いたします！
1、自分の記憶力を信じない（アプリに頼る）
タスク管理で意識するべきポイントひとつめは「自分の記憶力を信じない」ということ。
先ほどもお伝えしたように、人の記憶力は1日経てば半分は忘れてしまいます。
ですので、記憶力には極力頼らず、アプリやメモに記載するようにしましょう。
ちなみに、僕が使っているアプリや使用時に意識している点は下記の通りです。
会議や交通機関での移動など、日時の指定がある予定はGoogleカレンダーに記載しています。
Googleカレンダーであれば、PCやタブレット、スマホで同期できるので、PCを開いてなくてもサクッと予定をチェックできるのが便利です。
また、予定のことを忘れていてもリマインド機能があるので、予定を飛ばす心配もありません。
Trelloとは、アメリカ発祥のタスク管理アプリです。
自分が好きなようにボードをカスタマイズできます。
僕の場合、会社ごとのタスクを分割してひとつひとつタスクを処理するようにしています。
タスクをひとつひとつ潰していく達成感を感じたい方にオススメです。
僕が普段、ビジネス上のやりとりをしているのが、Chatworkとメールです。
チャットやメールのやり取りは基本的に即レスを意識していますが、どうしてもすぐに返事ができない場合があります。
そのような時にあえてメッセージを「未読」にするようにしています。
そうすることで、メールの返信忘れをなくすことができます。
（Chatworkにもタスク機能がありますが、ゴチャゴチャするので使わないようにしています）
先ほどもお伝えしたように、人それぞれ自分に合ったタスク管理の方法は違いますので、参考程度にしていただければと思います。
2、5分以内に終わるタスクはすぐに終わらせる
ふたつ目は簡単なタスクはすぐに終わらせるということ。
タスクにはすぐに終わるものからそうでないものまで様々な種類があります。
終わらせるのに時間がかかるものであれば、後回しにして、今取り掛かっていることに集中するべきです。
しかし、メールの返信やちょっとした資料のチェックなど、5分以内に終わるタスクついてはすぐに終わらせるべきです。
なぜなら、細かいタスクは積み重なりやすく、後回しにしてしまうと膨大な量になるからです。
特に、いま取り掛かっているタスクが大掛かりで長引けば長引くほど、後回しにした細かいタスクは処理しきれなくなってしまいます。
すぐに終わるタスクについては、即座に処理するようにしておきましょう。
3、タスクを細かく分解する
３つ目のはタスクを細かく分解するということ。
先ほどもお伝えしたように、タスクの内容をざっくりと管理してしまうと、タスクの処理に時間がかかったり処理しきれないことがあります。
そのため、目の前にあるタスクをできるだけ細かく分解し、ひとつひとつ消化しやすくしておく必要があるのです。
- 新居への引っ越し
- 不動産会社への問い合わせ
- 物件の内覧
- 契約
- 引っ越し業への連絡
- 荷造り
- 家具や生活用品の購入
- 水道やガス、電気の契約
このように、タスクをあらかじめ分解しておくことによって、これから何をすれば良いのか全体像が見えてきます。
すると、同じ「新居への引っ越し」という大きなタスクも、素早くこなすことができるのです。
4、タスクに優先順位をつける
４つ目がタスクに優先順位をつけるということ。
目の前にあるタスクは、それぞれ重要度が違います。
そのため、どれから優先的に潰していくのかを考える必要があるのです。
ここであなたにオススメしたいのが、「重要度と緊急度のマトリクス」です。
重要度と緊急度のマトリクスとは、簡単に言うと、あなたがこれから処理するべきタスクの優先度を導くために使う図のことです。
下記の図のうち、あなたの抱えているタスクはどれに当てはまりますか？
このマトリクスでは、本当に今自分がやるべきことややらなくても良いことが見えてきます。
一度、自分のタスクがそれぞれどこに当てはまるのか、チェックしてみてください。
5、タスクをひとつずつ消していく
最後のポイントが、タスクをひとつずつ消していくということ。
タスクを分解し優先順位をつけると、自ずと今処理するべきタスクがわかります。
タスクひとつ一つのボリュームもそこまで大きくないので、どんどんタスクが消化されていくのです。
この、タスクがひとつひとつ消えていく達成感を味わうようにしましょう。
to doアプリから着実に消えていくタスクたちを見て、「うん、いま前進できているな・・・！」と感じ取りましょう。
そうすることで、タスクを処理することが楽しくなりますし、業務の効率も上がっていきます。
この小さな成功体験を積み重ねていくと、タスク管理への苦手意識がどんどんなくなっていきますよ・・・！
